Innovazione Digitale dentro lo Studio: più velocità, più precisione

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Innovazione Digitale dentro lo Studio: più velocità, più precisione

I dati dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano evidenziano un trend di crescita negli investimenti informatici da parte di Professionisti Commercialisti, Consulenti del Lavoro e Studi Multidisciplinari. Indubbiamente il 2020 ha rappresentato il giro di boa per molte di queste realtà che si sono dovute adeguare alla svelta alla digitalizzazione, per superare le fragilità evidenziate dalla pandemia per covid-19.

Tuttavia, la digitalizzazione è un modello organizzativo che coinvolge non solo la tecnologia ma soprattutto i lavoratori e la cultura del lavoro all’interno di uno Studio Professionale, in un’ottica di maggiore efficienza e resilienza.

Con questa premessa nel seguente articolo vogliamo censire i migliori strumenti digitali a supporto delle attività interne allo Studio, come leva strategica di sviluppo.

Strumenti per la gestione interna: un nuovo modello di tempo

Come anticipato nell’introduzione, il nuovo modello di organizzazione interna dello Studio, che descrive il graduale avanzamento verso l’obiettivo di “Studio Digitale”, è legato a tre fattori:

  • gestione del tempo su ogni attività,
  • comunicazione tra i colleghi
  • flessibilità lavorativa

…detto in altre parole: tecnologia, collaborazione e cultura aziendale.

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 Il primo strumento di cui vogliamo parlarvi è Gestione Studio: il gestionale che permette di avere sempre sotto controllo l’andamento delle attività dello Studio, per essere consapevoli della redditività dei diversi mandati e clienti.

Principali funzionalità di Gestione Studio:

  • Governare tutto il processo di gestione del cliente: dalla creazione del nuovo cliente all’inserimento dei mandati. Dalla pianificazione delle risorse alla rilevazione del tempo impiegato. Dalla gestione di note spese, rimborsi e trasferte fino alla fatturazione. Tutto monitorabile da una dettagliata reportistica.
  • I dati sono su un database unico e condiviso. In questo modo per esempio le schede dell’antiriciclaggio acquisiscono automaticamente le informazioni da anagrafica cliente, mandati, professionisti coinvolti ecc.
  • Lo strumento agenda condivisa con i collaboratori consente al team di inserire appuntamenti e attività giornaliere, e al tempo stesso alimentare il timesheet, per registrare le attività per ogni cliente o per ogni mandato.
  • Sono disponibili strumenti di analisi per monitorare la redditività, ed effettuare eventuali azioni correttive.

Questa soluzione consente allo Studio Professionale di capitalizzare correttamente i tempi e le risorse interne.

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➡ Un altro strumento fondamentale legato alla digitalizzazione del lavoro dei Commercialisti su cui vogliamo porre l’accento è lo strumento TS Digital Bank Link: il servizio per la registrazione dei movimenti bancari.

Ad oggi, il cliente consegna allo studio gli estratti conto della banca dove sono presenti i movimenti. Per ogni fattura d’acquisto e vendita del cliente, lo Studio deve registrare la fattura e cercare all’interno dell’estratto conto il corrispettivo movimento bancario.
Con TS Digital Bank Link lo Studio ha la possibilità di gestire l’estratto conto del cliente in formato file: il cliente scarica dall’Home Banking il file del proprio estratto conto inviandolo digitalmente al proprio commercialista, quest’ultimo lo carica all’interno del software e può controllare e riconciliare i movimenti presenti. Oppure il cliente delega il commercialista, che in questo caso avrà a disposizione automaticamente tutti i dati da riconciliare, essendo l’applicativo connesso al circuito bancario.

Vuoi sapere come lo Studio Dall’Osso di Imola ha abbandonato la carta diventando completamente digital? Leggi l’intervista al Dott. Commercialista Dott. Giorgio Dall’Osso per maggiori dettagli.

In breve, TS Digital Bank Link è il servizio cloud che consente alle aziende di automatizzare il processo di importazione e riconciliazione bancaria.

Elenco delle funzionalità:

  • Riconciliazione automatica: il programma analizza ed estrae le descrizioni testuali delle operazioni e associa le informazioni estratte con le voci presenti nella prima nota del gestionale;
  • Registrazione in contabilità: con l’acquisizione automatica dell’estratto conto è possibile riconciliare i movimenti già registrati e far registrare automaticamente quelli non ancora rilevati (tra cui pagamenti, incassi, interessi…);
  • Monitoraggio dei movimenti tramite Cruscotto: per avere una panoramica completa dello stato dei movimenti (riconciliato, da contabilizzare ecc) con la data di contabilizzazione e la possibilità di contabilizzare quelli non ancora riconciliati.

TS Digital Bank Link migliora drasticamente la qualità del lavoro di data entry, riducendo le attività manuali. Inoltre, l’ulteriore vantaggio risiede nella riduzione degli errori in fase di input (battitura, refusi ecc).

L’altro concreto beneficio, che è a corollario del precedente, è la riduzione dei tempi nello svolgimento di queste attività – che se prima venivano gestite manualmente, oggi possono essere gestite in maniera intelligente e semantica riuscendo a mappare i file bancari e a registrarli correttamente, evitando inutile spreco di carta.

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Scopri altri strumenti a disposizione per le attività interne dello Studio Professionale

 Infine, ultimo ma non ultimo il terzo strumento che facilita le attività dentro lo Studio Commercialista è il Kit Corrispettivi: che consente ai Professionisti di gestire i processi di lavoro legati ai corrispettivi in modo automatico e sicuro.

Il Kit Corrispettivi agevola i Professionisti che hanno clienti esercenti. Consente il prelievo automatico dal portale “Fatture & Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate dei corrispettivi giornalieri trasmessi tramite registratori telematici e la contabilizzazione automatica.
Inoltre, il Kit Corrispettivi consente di gestire la trasmissione mensile riepilogativa dei dati dei corrispettivi al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate per il periodo transitorio.

Con questo modulo il commercialista delegato come intermediario abilitato all’accesso del portale “Fatture & Corrispettivi”, visualizza e scarica in autonomia il flusso necessario ai fini reddituali e IVA, risparmiando tempo prezioso ed evitando errori in quanto non è più necessario che il clienti riporti manualmente i corrispettivi su carta per consegnarli al commercialista.

Conclusioni:  

In questo articolo abbiamo visto i 3 principali Strumenti Digitali che non possono mancare all’interno di uno Studio Professionista che vuole crescere, in ottica organizzativa.
L’introduzione a questi strumenti ha due scopi principali: l’ottimizzazione dei processi interni semplificandoli e automatizzandoli e fornire informazioni precise sulla redditività, per elaborare strategie e prendere decisioni.

Come detto, si tratta di un processo verso un nuovo modello di cultura aziendale dove la tecnologia è uno ausilio che migliora sensibilmente la qualità del lavoro.

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