Smart Working: 5 consigli per farlo bene

Lug

14

Smart Working: 5 consigli per farlo bene

“L’unico modo di fare un ottimo lavoro è amare quello che fai” diceva Steve Jobs alla Stanford University nel 2005.

Come sta cambiando il nostro modo di lavorare?

Le nuove tecnologie, oggi, ci permettono di essere molto flessibili e grazie ad esse si può adottare un approccio di lavoro molto più agile rispetto a un tempo.
Oggi, sentiamo sempre più spesso parlare di Smart Working, una realtà che segue l’evoluzione di un lavoro che si avvicina sempre di più ad un’attività di tipo 4.0, costantemente interconnessa.

Ma che cosa si intende esattamente con il termine Smart Working?

Per Smart Working o lavoro agile si intende una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione ai lavoratori di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati da conseguire.

Lo Smart Working, non rappresenta quindi un nuovo tipo di contratto di lavoro, ma una diversa modalità di svolgere la propria prestazione.
Il lavoro agile per essere realizzato prevede una totale riprogettazione gestionale dell’organizzazione del lavoro. L’obiettivo è quello di avviare un processo finalizzato alla valorizzazione del singolo worker/lavoratore garantendogli le condizioni giuste per soddisfare la propria vita personale con quella professionale.

Il lavoro agile si concentra prevalentemente su tre concetti cardine:

  • Flessibilità: cambia cioè il rapporto tra il manager e il dipendente, la chiave è la fiducia, non più il controllo;
  • Spazio: si intende la riorganizzazione degli spazi di lavoro. Il concetto di luogo di lavoro perde il ruolo di centralità che fino ad oggi lo ha caratterizzato, ora questo viene dematerializzato: l’attività, non è più svolta solamente tra le quattro mura dell’ufficio;
  • Strumenti di lavoro: ne deriva il ricorso a tecnologie collaborative digitali per il ripensamento dello spazio virtuale di lavoro. Ora più che mai è indispensabile dotarsi di strumenti informatici adeguati innovativi ed adattabili, che prevedano accessi sicuri in remoto, soluzioni di gestione collaborativa dei contenuti e sistemi di archiviazione documentale avanzati in cloud. Questi strumenti devono essere a servizio delle persone affinché i lavoratori possano essere sempre in contatto con gli altri membri del team per qualsiasi necessità.

Scopri i migliori strumenti per dematerializzare la tua Azienda con il Cloud.

Questo nuovo approccio pone al centro due necessità fondamentali: da una parte l’abbattimento dei costi legati alla produttività, dall’altra un approccio più flessibile al lavoro e alla sua organizzazione. I ricercatori parlano chiaro: i benefici derivanti dalla diffusione dello Smart Working possono essere classificati in: vantaggi per l’azienda, vantaggi per le persone e vantaggi in termini di salute per l’ambiente e la società.

Ecco quindi quali sono le ragioni che spingono alla scelta dello Smart Working:

  • Vantaggi per le Aziende: incremento di produttività dei dipendenti, riduzione dei costi di gestione dello spazio fisico, riduzione del tasso di assenteismo e meno spreco di energia;
  • Vantaggi per i Lavoratori: la possibilità di organizzare personalmente la vita e il lavoro porta a una migliore realizzazione personale, in termini di produttività lavorativa e in termini di soddisfazione e motivazione personale;
  • Vantaggi per l’Ambiente e la Società: diminuzione dello smog dovuto al risparmio che deriverebbe dal mancato spostamento urbano delle masse di lavoratori.

Leggi anche Come migliorare la Produttività in Azienda con il CrossFit

Ma come si fa ad avviare un percorso di Smart Working nella propria azienda? Ecco i nostri 5 consigli su come farlo bene
Il progetto di Smart Working è un processo di cambiamento complesso che richiede di agire contemporaneamente su più leve, vediamo insieme quali:

  • Prima di partire con il progetto di Smart Working effettuare un’analisi interna ed esterna della propria realtà aziendale. Interna, perché è necessario considerare innanzitutto le proprie specificità interne e cercare una coerenza con gli obiettivi e la strategia di business, per poi trovare equilibri che vadano incontro alle esigenze dei lavoratori; esterna perché è bene rivolgersi ad aziende che hanno già implementato un sistema di lavoro intelligente per capire quali siano le linee guida più efficaci da seguire e definirne le best practices.
  • Il secondo passo è avere la giusta tecnologia. Lo Smart Working può essere svolto solo se l’azienda mette a disposizione dei requisiti tecnologici che favoriscano la comunicazione continua dei lavoratori ubicati nei diversi luoghi con quelli in azienda. Non è sufficiente dotare i dipendenti di un portatile o di un telefono aziendale, bisogna creare le condizioni ideali perché i dipendenti possano essere facilmente in contatto con gli altri membri del team, in modo tale che possano condividere senza difficoltà idee, documenti e file.
  • Stabilire una strategia comune di valori e obiettivi, che permetta la massima fiducia tra dipendenti e manager. Lo spirito di squadra rimane di primaria importanza per la mission dell’azienda. Non lasciate che i manager temano di “perdere di vista” i loro collaboratori e che i dipendenti temano di perdere di vista i propri obiettivi. Questo non è sempre facile, ma se si identifica la strategia giusta basata su una comunicazione efficace tra il team, tutto sarà più facile.
  • Stilare un regolamento interno con le linee guida da seguire per presupporre l’attuazione dello Smart Working. Questo rappresenterà l’accordo ufficiale tra l’azienda stessa e i dipendenti che aderiranno al lavoro agile.
  • Dedicare tempo alle valutazioni. A cose fatte, dopo un primo periodo di sperimentazione, valutare come è stato accolto il cambiamento da parte dei dipendenti che hanno aderito allo Smart Working, con interviste dirette o questionari. Questo può essere molto utile per valutare se il sistema soddisfa le previsioni attese o emergono eventuali falle su cui apportare modifiche. Contemporaneamente è importante diffondere i risultati e le storie di successo all’interno dell’azienda.

Scopri le 4 fasi del Team Building.

Le aziende che hanno intrapreso questo cammino ormai sono sempre di più anche in Italia, ma non esiste un’unica ricetta per tutte. Questo perché ogni impresa ha una sua realtà ed è giusto che il modello di Smart Working sia “cucito” sulla stessa.

Il percorso deve considerare i reali obiettivi e i diversi punti di partenza e i responsabili devono saperne organizzare strategie di gruppo ad hoc, per ottenere vantaggi sia per i lavoratori sia per l’azienda. Questo ci fa riflettere sul profondo cambiamento culturale legato al modo di concepire il lavoro: il lavoro non è più un luogo, ma una attività.

Non perderti il nostro Video sullo Smart Working con intervista al Responsabile Chief Business Support Office del Gruppo Montenegro-Bonomelli, Valter Casalini.

Hai bisogno di un Software Gestionale per lo Smart Working?


Sitografia e Fonti:

► da: Il Sole 24 Ore – Smart Working
► da: Spremute Digitali – Smart Working
► da: Corriere Comunicazioni – Guida per Lavoratori e Aziende
► da: La Stampa – Arriva lo Smart Working
► da: Corriere Comunicazioni – Il Caso Barilla

Chiamaci senza Impegno