Le tematiche aziendali connesse ai problemi di organizzazione e gestione del magazzino, nonché del finanziamento delle scorte di materie prime, semilavorati e prodotti finiti, costituiscono uno dei maggiori e più interessanti filoni di analisi nel campo economico-aziendale. Tale interesse è in particolar modo suscitato dall’elevato tasso di innovazione in questa specifica area aziendale, che ha subito diversi cambiamenti nel corso del tempo, assumendo anche la forma di laboratorio per possibili forme di intervento specifico in altre aree. La visione dei compiti del magazzino era dapprima di tipo esclusivamente pratico. Le principali operazioni consistevano, infatti, nelle procedure operative e gestionali di rinnovo e scarico. È successivo il raggiungimento della consapevolezza che le scorte comportano autentici costi opportunità (sono detti costi opportunità gli introiti cui si rinuncia decidendo di investire dei capitali in una certa attività a scapito di un’altra, la cui redditività risulta nota con un buon margine di sicurezza, per esempio i depositi bancari) visto che, aumentando le giacenze a magazzino, si deve rinunciare ad altri investimenti redditizi. Si è passati, quindi, ad una configurazione sempre più dinamica e strutturata nell’ambito aziendale, in quanto il magazzino veniva ad assumere la veste di autentico centro di costo, la cui ottimizzazione era resa necessaria a fronte del problema più ampio della redditività d’impresa. Il processo che è seguito si è sviluppato nella generazione di modelli sempre più sofisticati, il cui obiettivo principale consisteva non solo nell’ottimizzare la liquidità, ma anche nell’introdurre tecniche di gestione innovative. Tali tecniche hanno portato ad una sempre maggiore automazione delle operazioni di magazzino e delle attività operative a supporto.

La gestione ideale è quella che minimizza i costi garantendo il desiderato grado di servizio al cliente. Tuttavia, gli ingredienti di questa ricetta sono molteplici e vari, e non sembra possibile fissare in modo univoco gli obiettivi specifici da perseguire per ottenere il modello di gestione ideale. Le modalità di produzione, di approvvigionamento e di vendita sono molteplici e di importanza basilare nello stabilire le metodologie di gestione delle scorte. Anche la posizione di un magazzino all’interno del ciclo produttivo è determinante per stabilire i requisiti da soddisfare con il suo utilizzo. Esistono magazzini di materie prime e di semilavorati acquisiti dall’esterno, che riflettono gli sfasamenti temporali e quantitativi tra l’acquisizione degli input da parte dei produttori e la loro immissione nel processo; si utilizzano poi scorte anche per quei prodotti semilavorati che, a causa dei tempi tecnici di produzione, si trovano in una fase intermedia del processo di trasformazione; infine, le scorte di prodotti finiti vengono tenute da produttori o commercianti in vista della vendita agli utenti finali. In alcuni casi, l’organizzazione del processo produttivo punta esplicitamente alla massima riduzione delle scorte. Ad esempio, nella produzione su commessa si lavora sul venduto, e si elimina quindi ogni problema di gestione del magazzino prodotti finiti. D’altra parte, anche le materie prime impegnate sono di frequente fornite in conto lavoro dal cliente. Tutto ciò consente di contenere in modo notevole anche il magazzino materie prime. È invece inevitabile per chi produce su commessa il mantenimento di un forte immobilizzo in semilavorati. Di segno opposto sono gli impegni di chi produce in continuo: qui la filosofia di progettazione degli impianti ruota attorno al concetto di prodotto standard realizzato in tempi estremamente brevi, e ciò significa la quasi inesistenza di semilavorati a scorta. Anche gli stock di materie prime possono essere contenuti, perché i fabbisogni sono noti e generalmente non subiscono oscillazioni notevoli. Le difficoltà maggiori riguardano invece i prodotti finiti, dove le scorte possono accumularsi pericolosamente o viceversa non essere sufficienti a soddisfare un incremento delle richieste. La maggior parte dei processi produttivi si pone in una posizione intermedia alle due situazioni estreme descritte, rendendo necessaria la massima attenzione per ogni punto del processo in cui vi sia accumulo di materiali. La missione aziendale ed il posizionamento strategico dell’azienda sono parimenti decisivi nell’influenzare la filosofia di gestione delle scorte e nel definire gli obiettivi specifici da prefiggersi. Se si punta ad un soddisfacimento pressoché totale delle richieste dei clienti, è necessario il mantenimento di un magazzino prodotti finiti molto consistente. L’onere di gestione può essere notevole, ma il ritorno in termini d’immagine e l’instaurarsi di un rapporto di fedeltà da parte del cliente stesso, per altro difficilmente monetizzabili, potrebbero ripagare ampiamente la maggiorazione dei costi sostenuti. Viceversa, ricercare la massima economia di gestione, con annessa riduzione delle giacenze, può generare un vantaggio competitivo se si riesce comunque a mantenere una consistente quota di mercato. È evidente che in questi casi, e in tutte le situazioni intermedie, le decisioni riguardanti le scorte sono parte integrante del meccanismo di gestione.

Sono molteplici le motivazioni che inducono a tenere delle scorte. La filosofia di gestione dovrà basarsi sulla diversa importanza che si assegna ad ognuna di queste motivazioni.

Elenchiamo di seguito le principali:

• Soddisfare le richieste facendo fronte ad irregolarità ed andamenti ciclici della domanda.

• Permettere l’acquisto in quantità tali da consentire riduzioni di prezzo.

• Agevolare la distribuzione e i trasporti (per esempio formando lotti economici).

• Costituire una riserva di sicurezza a fronte di eventi imprevedibili.

• Svincolare le fasi produttive. Nell’approvvigionamento si vuole evitare che la produzione sia troppo condizionata dai tempi di consegna e da eventuali ritardi. Nella produzione si vuole fare in modo che le diverse stazioni di lavoro non si blocchino, il che può avvenire sia per attendere materiale dalle stazioni a monte, sia per aspettare che si liberino le stazioni a valle. Inoltre, si cerca di fare in modo che la domanda finale non richieda variazioni troppo frequenti della quantità e del tipo di articoli prodotti, che farebbero lievitare i costi di messa a punto delle attrezzature.

In Gamma Enterprise parametri aziendali utili all’ottimizzazione delle giacenze di magazzino sono reperibili nella sezione “Scorte” della scheda “Logistica” dell’ “Anagrafica articoli estesa”:

• Scorta di sicurezza: rappresenta un valore di livello gestionale delle scorte a titolo cautelativo con l’obiettivo di assicurare una corretta gestione in presenza di variabilità del tasso di consumo, della domanda e del tempo di approvvigionamento, nonché a fronte di altri eventi quali guasti macchinari, scarti, rilavorazioni. Essa esprime quindi una quantità dipendente dal livello di servizio (coefficiente di sicurezza), con cui si vuole soddisfare la domanda. Il livello di tale tipologia di scorta è commisurato dunque:

– alla stabilità della domanda

– dal consumo interno

– dall’affidabilità dell’ente che fornisce il prodotto (fornitore o reparto)

– del livello di servizio desiderato.

• Scorta minima: rappresenta la quantità al di sotto della quale si va sotto scorta correndo il rischio di non poter alimentare il proprio processo produttivo o di non poter fronteggiare le richieste del mercato. Essa esprime pertanto la quantità che viene assorbita nel periodo intercorrente tra il momento di attivazione dell’ordine ed il momento di disponibilità dei materiali. La modalità di calcolo di questo parametro è derivata dalla moltiplicazione di questi due fattori:

– Consumo giornaliero per il periodo di analisi espresso in unità per giorno

– Tempo di approvvigionamento per le materie prime o tempo di produzione totale per i semilavorati o per i prodotti finiti espresso in giorni

• Livello di riordino: rappresenta il quantitativo minimo raggiunto il quale è necessario rinnovare l’ordine; costituisce pertanto l’entità di riferimento di tutti i programmi che analizzano i fabbisogni ed è utilizzato in comparazione con la disponibilità di ogni singolo articolo per la verifica del sottoscorta. La modalità di calcolo è la seguente:

Livello di riordino = Scorta minima + Scorta di sicurezza

• Lotto di riordino: rappresenta il lotto economico del fornitore

• Lotto economico: in diversi contesti industriali e commerciali, la ricerca di economie nella gestione dei materiali richiede la determinazione per ciascun codice gestito, di una quantità ottimale ordinabile. I motivi che condizionano l’identificazione di questa entità (lotto), oltre al costo intrinseco del prodotto stesso, possono essere di varia natura:

– Logistica: in diverse realtà produttive o commerciali si ha la necessità di movimentare le unità prodotte o vendute in contenitori standardizzati (confezioni, pallets, ecc..) generando forti economie di movimentazione, stoccaggio, gestione computerizzata.

– Economica: minimizzare il costo globale di gestione associato al codice articolo, che può derivare da eventi diversificati:

– Costo mantenimento scorte

– Costo generazione documenti per la transazione degli articoli

– Marketing acquisti

– Certificazione fornitori.

– Tecnologica: in realtà produttive i mezzi di produzione hanno una capienza ben definita che deve essere saturata al fine di ripartire il costo di processo su una quantità ottimale per singolo prodotto.

La determinazione di un lotto economico significa minimizzare il costo totale di ogni singolo articolo.

• Lead-time: rappresenta il numero di giorni che trascorrono fra l’invio dell’ordine al fornitore e la disponibilità del materiale. Viene recuperato/calcolato sulla base della tipologia/provenienza dell’articolo di magazzino ovvero:

– se l’articolo è una materia prima tale parametro è recuperato dal campo “Lead Time acquisti” presente nella scheda “Scorte” dell’anagrafica articolo oppure dal campo “Giorni medi di cons.” del fornitore preferenziale;

– se l’articolo è un semilavorato o un prodotto finito viene recuperato il tempo dal ciclo se quest’ultimo è previsto, in alternativa ne viene recuperato il valore in funzione della provenienza dell’articolo ovvero:

– se di provenienza interna o di conto lavoro passivo tale informazione è calcolata come segue:

“Lead Time prod. fisso (GG)” + QtaLriord *(“Lead Time var. (GG)”/”Qta”) o in alternativa dal campo dal campo “Lead Time acquisti” presente nella scheda “Scorte” dell’anagrafica articolo;

– se di provenienza di acquisto o di conto lavoro attivo il parametro è recuperato dal campo “Lead

Time acquisti” presente nella scheda “Scorte” dell’anagrafica articolo oppure dal campo “Giorni medi di cons.” del fornitore preferenziale.

Dei vari sistemi di gestione delle scorte prendiamo in esame qui di seguito il “Sistema a “Lotto economico” di acquisto o Sistema Q” e il “Sistema a “Copertura periodo”.

Il lotto economico di acquisto rappresenta il numero di unità del singolo articolo che deve essere specificato, ogni volta che si emette un ordine, al fine di minimizzare i costi totali di gestione delle scorte di quel singolo articolo nell’intervallo di tempo pianificato (di solito l’anno). I parametri fondamentali del sistema Q sono due:

1. Il lotto economico (EOQ), ovvero la dimensione del lotto d’acquisto

2. Il livello di riordino (ROP), ovvero il livello di scorta al di sotto del quale è necessario rinnovare l’ordine per non andare in sotto-scorta